企业举办庆典活动需要提前做好哪些工作?

企业庆典活动可以是一种专题活动,也可以是大型公关活动的一项程序。庆典活动往往给公众留下“第一印象”,可以为企业创造良好印象。


1.庆典活动的类型。庆典活动在形式上,一般有开幕庆典、闭幕庆典、周年庆典、特别庆典和节庆活动等五种。

2.如何开展庆典活动。庆祝也好,典礼也好,都应有充分的准备,因天时、地利、人和等条件而开展。现代社会组织可利用庆祝的机会愈来愈多,组织的决策者们应适时地选择一些对组织和社会都有利的重要事件或重大节日来开展活动。在充分准备的情况下,一般每年搞2—3次就够了。

组织的庆典活动代表着组织的形象,它体现着一个组织和其领导者的组织能力、社交水平和文化素质,往往会成为社会公众取舍、亲疏的标准。因而,组织在进行这类活动过程中,一定要注意以下问题:

(1)要有计划。庆典活动应纳入组织的整体规划,应使其符合组织整体效益提高之目的。组织者应对活动进行通盘考虑,切忌想起一事办一事,遇到一节庆一节。

(2)要选择好时机。调查研究是组织开展公共关系活动的基础,庆典活动也应在调查的基础上,抓住组织(企业)时机和市场时机,应尽可能使活动与组织、市场相吻合。

(3)科学性与艺术性相结合。公共关系活动是科学地推销产品和形象的过程,但要赋予其艺术性的化身,使其更具有魅力,这样会有更好的宣传效果,使企业形象更佳。

(4)要制造新闻。公共关系活动应能够为公众的代表——新闻媒介所接受,它的反应是衡量活动成功与否的标尺,也是组织形象能否树立的重要环节。所以,庆典活动应尽量邀请新闻记者参加,并努力使活动本身具有新闻价值。

(5)要注意总结。组织的公共关系活动应讲求整体性和连续性,作为整体公共关系一部分的庆典活动,应与其他公关活动协调一致。

当然,要把庆典活动办的圆满成功却不是那么容易的,尤其是大型的庆典活动,其牵涉面广,且具体而复杂,公关人员一定要精心策划,周密实施。具体地说,要办好一次庆典活动,应认真做好以下的工作:

①精心选择对象,发出邀请,确定来宾。庆典活动应邀请与组织有关的政府领导、行政上级、知名人士、社区公众代表、同行组织代表、组织内部员工和新闻记者等前来参加。

②合理安排庆典活动的程序。

③安排接待工作。庆典活动开始前,应做好一切接待准备工作。

④物质准备和后勤、保安等工作。庆典活动的现场,需要有音响设备、音像设备、文具、电源等。需要剪彩的,要有彩绸带。鞭炮、锣鼓等在特殊场合,也要有所准备。宣传品、条幅和赠与来宾的礼品,也应事前准备好。赠送的礼品要与活动有关或带有企业标志。

总之,要做到认真充分,热情有礼,热烈有序,就会使庆典活动取得成功。


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